Kolumni

Valuuko aika hukkaan kokouksissa?

Suuri osa ajastamme kuluu kokouksissa. Ajoittain kokouksen päätyttyä voi herätä kysymys siitä, miksi ylipäätään osallistui kokoukseen tai siitä, oliko kokousaika hukkaan heitetty. Aikaa ei tunnetusti ole ylen määrin jaettavaksi.

Tehokas kokous alkaa huolellisella suunnittelulla.
Minkä tyyppisestä kokouksesta on kyse?

  • Operatiivinen kokous?
  • Strateginen kokous?

Mikä on operatiivinen kokous?

Tämän tyyppisessä kokouksessa pohditaan organisaation struktuuria – esimerkkinä toistuva osastopalaveri, jossa käsitellään seuraavia asioita:

  • Raportointia
  • Tarkastellaan businessindikaattoreita
  • Tehdään rutiini päätöksiä
  • Välitetään yleistä tietoa yrityksen taloustilanteesta

Mikä on strateginen kokous?

Tämä kokous pidetään tietystä syystä:

  • Strategian määrittäminen
  • Merkittävän ongelman ratkaisu
  • Suuren päätöksen teko
  • Projektin hallinta

Perussääntönä tehokkaalle kokoukselle on, ettei operatiivista ja strategista kokousta sekoiteta!

Toiset säännöt ovat:

  1. Lähetä asialista osallistujille 1-5 päivää ennen kokousta
  2. Määritä kenen tulee olla paikalla ja mitä häneltä odotetaan. Ketkä osallistujat ovat kokoukselle keskeisiä? Keitä olisi vain kiva tavata? Kutsu ainoastaan ne henkilöt jotka ovat kokoukselle keskeisiä!
  3. Ilmoita kuinka paljon aikaa on varattu kunkin asian käsittelyyn sekä kuka asian esittää.
  4. Tee selväksi mitä kokoukselta odotetaan ja kuinka päätökset tehdään.
  5. Käy kokouksen lopuksi läpi tehdyt päätökset ja toimenpiteet sekä näiden vastuuhenkilöt.
  6. Lähetä pöytäkirja 24 tunnin kuluessa.

Yksinkertaista.
Sitten vain toteuttamaan!

Benny Ginman   
Kirjoittaja on INTERPERSONAn konsultti
© 2010 Interpersona